Une bonne organisation assure la concrétisation de tout projet. Quel que soit le domaine, l’élaboration d’une planification rigoureuse est requise. Voyons ensemble comment bien gérer le développement de votre projet Web à l’interne, en quatre points.
-
Documenter le résultat d’une réflexion pleinement achevée
-
Planifier les moyens nécessaires à une gestion Web de qualité
-
Sélectionner et bien accompagner le fournisseur Web
-
Terminer le projet Web en beauté
1. Documenter le résultat d’une réflexion aboutie
Il est étonnant de constater qu’en 2022, encore beaucoup de projets Web sont entrepris à l’aveuglette. Les conséquences de ce manque de planification sont désastreuses, car elles sapent le destin du projet avant même sa réalisation. L’effort déployé en amont d’un projet, quel qu’il soit, est un critère indispensable à son succès. Sans cet effort concerté dans l’entreprise ou l’organisation, le risque d’arriver à un résultat insatisfaisant qui ne répond pas bien aux besoins est quasi assuré.
Voici les principales erreurs commises :
- Les décideurs en charge de la réflexion autour du projet ne peuvent ou ne tiennent pas compte de tous les facteurs critiques du projet. (Des aspects prennent une importance disproportionnée et d’autres sont ignorés ou négligés).
- Des décideurs ou joueurs n’ont pas été impliqués au départ dans la réflexion et la documentation du projet envisagé.
- Il n’y a pas eu d’analyse en profondeur des forces et faiblesses de la présence Web passée afin de dégager les propriétés essentielles du nouveau projet.
- Il n’y a pas eu d’analyse du Web environnant : compétition, innovations et fonctionnalités Web en croissance, etc.
- La réflexion n’a pas élaboré le plan d’évolution du projet Web à court, moyen et long terme.
- La réflexion ne s’est pas attardée à l’adéquation entre les besoins et le budget disponible.
- Le projet n’est pas bien documenté.
- L’organisation ne s’engage pas à respecter le résultat de la réflexion jusqu’à la fin de la réalisation.
Attardons-nous un moment à ce que ces erreurs peuvent engendrer. De manière générale, il arrive fréquemment que la réflexion à l’interne autour d’un projet Web s’attarde principalement aux aspects graphiques ou aux besoins de communication et de marketing. Le projet Web touche beaucoup plus que ces aspects; il concerne tous les secteurs et départements de l’entreprise; des gains d’efficacité importants peuvent être générés par le Web grâce à la virtualisation et à l’automatisation de différentes activités, processus et services.
Fréquemment, c’est d’ailleurs lorsque le projet est sérieusement avancé que d’autres intervenants de l’organisation réalisent que le projet n’a pas tenu compte d’aspects importants pour l’organisation, engendrant des coûts de réalignement et de possibles pertes financières.
L’engagement de l’entreprise tout au long du projet, de la réflexion jusqu’à l’achèvement, devrait entre autres s’illustrer ainsi :
- Un changement dans le personnel gestionnaire du projet ou à la tête des communications ne doit pas changer le plan de réalisation.
- Le nouveau personnel ou les nouveaux dirigeants du projet doivent intégrer et livrer le projet tel qu’il a été planifié, conçu, réalisé et validé par leurs prédécesseurs.
- Les intervenants clés qui n’ont pas été impliqués au départ, même par omission, ne devraient pas être impliqués sur le tard.
Si cet engagement n’est pas respecté, le projet Web a de bonnes chances de dérailler, que ce soit sur les aspects budgétaires ou sur les échéances.
2. Planifier les moyens nécessaires à une gestion Web de qualité
La gestion du projet Web à l’interne requiert une préparation dont dépend le succès du projet. Le fournisseur Web, quel qu’il soit a besoin d’une gestion de qualité du côté de son client. Un bon fournisseur le dit de manière transparente et clarifie les responsabilités contractuelles de chacun au départ.
La disponibilité du personnel
La réalisation d’un projet Web peut s’étaler sur quelques semaines ou quelques mois. Une fois le produit livré, il faut compter des semaines pour effectuer la mise en ligne, de même que la période de rodage post mise en ligne. Le personnel affecté à l’interne à la gestion du projet avec le fournisseur doit disposer du temps requis dans sa charge de travail. Il doit aussi ne pas être seul au front; une deuxième professionnel doit être aussi en pleine maîtrise du projet et assister le chef de projet principal sur tous ses aspects : cahier de charges, approbations, suivis, contrôle de la qualité, etc. Ce tandem permettra de pallier aux vacances, absences ou départs.
Idéalement, les gestionnaires du projet seront eux-mêmes les administrateurs de l’outil de gestion ( CMS ), ou impliqueront ceux qui le seront dans la gestion du projet. La formation dans l’utilisation de la plateforme devra impliquée au moins deux personnes, afin d’éviter des problèmes dans le cas où un employé quitte l’organisation.
Rigueur, rigueur, rigueur.
La lecture, l’analyse et l’approbation rigoureuses des documents de réalisation fournis par le fournisseur sont des aspects essentiels d’une réalisation efficace. Cet aspect est trop souvent négligé ou déficient. La méthode agile est malheureusement revendiquée par de trop nombreux intervenants qui n’en sont pas des spécialistes ou qui appliquent une philosophie d’agilité générale que ne peuvent supporter le budget et l’échéancier de la plupart des projets Web.
L’un des plus importants critères pour une gestion de projet Web réussie est du côté des dirigeants : il s’agit pour eux de bien informer leurs gestionnaires de ce projet Web de l’importance du respect du budget et de l’échéancier.
L’agilité est trop souvent un prétexte pour un manque de rigueur : lire les documents en diagonale, gérer le projet par à-coups et de manière irrégulière, vouloir visualiser au lieu d’analyser, approuver sans vérifier tous les enjeux, réclamer des changements une étape trop tard et ne pas les demander quand c’est l’étape pour le faire.
«Agile» n’est pas synonyme d’approximation ou d’improvisation. Et les fournisseurs ne peuvent prendre responsabilité pour l’absence de gestion de qualité chez leurs clients. La gestion d’un projet Web a longtemps été considéré comme élastique et improvisée. C’était l’époque de sites Web vitrine, et les organisations s’intéressaient alors peu à la rentabilité de leur présence Web. La gestion des projets Web était déléguée de façon un peu désinvolte, et étaient centrées sur la subjectivité. Cette mentalité du «gérer le Web c’est le fun» est demeurée ancrée dans certaines organisations. Le Web est cependant devenu névralgique pour la plupart des entreprises aujourd’hui : la gestion de ces projets doit donc être désormais des plus rigoureuses. Cela inclut de participer à l’assurance-qualité avec le fournisseur; après tout, c’est la plateforme Web de VOTRE organisation. Personne n’est mieux placé que ses gestionnaires pour s’assurer de la qualité du résultat.
3. Sélectionner et bien accompagner le fournisseur Web
Une fois l’équipe interne de gestion bien préparée et bien en selle, l’organisation ou l’entreprise est prête pour choisir un fournisseur Web.
La recherche sur Google est un bon point de départ. Mais ne regardez pas que les sites réalisés par les agences Web. Lisez ce que ces agences finalistes disent de leur méthode de gestion de projet. Est-ce rigoureux? Est-ce sérieux? Depuis combien de temps sont-ils en affaire? Leur portfolio de clients est-il intéressant?
Par la suite, un appel téléphonique des finalistes est bien plus instructif qu’un simple courriel. Tombez-vous sur une boite vocale ou arrivez-vous à parler à quelqu’un immédiatement? Vous pose-t-on des questions? Quelle est la qualité et la pertinence des réponses que l’on vous fait? Vous propose-t-on une rencontre virtuelle gratuite avec vous afin de bien vous préparer une soumission de qualité par la suite? (ce qui devrait toujours être offert pour un projet Web).
Certaines entreprises en recherche de fournisseurs se tourneront vers des plateformes de mises en relation. Ces plateformes intermédiaires vous fourniront des soumissionnaires pour votre projet. Attention! Ces entreprises existent pour faire de l’argent. Vous finirez avec les soumissionnaires les plus payants pour ces plateformes de mise en relation, mais pas les meilleures pour votre projet. Un projet Web, ce n’est pas chercher un plombier! Alors évitez de vous tourner vers ces plateformes intermédiaires inadaptées au domaine numérique.
Une fois le fournisseur trouvé, vient le contrat. Assurez-vous qu’il soit bien fait, qu’il inclut une répartition claire des responsabilités et une description des étapes des livrables. Une phase budgétaire réservée en fin de projet pour les changements de finition devrait toujours en faire partie. Veuillez aussi à ce qu’un service après-vente soit inclus (garantie d’un an sur les dysfonctionnements sous le contrôle du fournisseur).
Par la suite commence l’accompagnement du fournisseur. Assurez-vous d’obtenir un rapport hebdomadaire de votre projet. Dans les périodes où votre implication est plus sollicitée, veuillez à regrouper vos demandes par courriel, et vous référer au cahier de charges du projet. Ces précautions aideront le projet Web à atteindre ses cibles, qu’elles soient budgétaires et/ou liées à l’échéancier.
4. Terminer le projet Web en beauté
Il arrive parfois que le développement d’un projet Web stagne entre la livraison de la version conforme au cahier de charges et la mise en ligne de la plateforme.
Plusieurs facteurs peuvent causer cette fin qui ne finit plus. Tout d’abord, le projet Web programmé et développé est maintenant entre vos mains, et on découvre alors des choses auxquelles on n’avait pas pensé, qui nous avait échappé lors de la conception. Quand la réflexion a été bien faite en amont, ce ne sont que des améliorations ou des ajouts mineurs, mais qui assurent une finition. De là l’importance d’un fournisseur Web qui a «protégé» une portion du budget pour cette étape. Si cette phase a besoin de plus de budget que celui réservé, ou que le fournisseur n’en a pas prévu au contrat, il peut être bon d’ajouter du budget.
Mais il est important de distinguer entre des changements prioritaires ou des changements non essentiels ou non-urgents. L’objectif devrait toujours être de mettre en ligne votre plateforme dans les délais souhaités en amont, et donc de ne pas hésiter à mettre en ligne, quitte à entreprendre des travaux supplémentaires lors de phases futures. Rappelez-vous : votre site Web jour 1 n’est pas une œuvre d’Art terminée! C’est un «work in progress», appelé à évoluer avec les années. Rappelez-vous du point 1 de ce billet : votre réflexion en amont devrait avoir planifié le court, moyen et long terme de votre plateforme. Le mieux étant l’ennemi du bien, ne retarder pas votre lancement Web parce que celui ne fait pas tout jour 1!
Attention : on parle ici de changements, d’ajouts, de bonifications, et non pas de fonctionnalités ou de cas d’affichage en ligne décrits précisément dans le cahier de charge approuvé. Ce seraient alors des bogues, et dans ce cas les corrections devraient être apportées par le fournisseur ou l’agence Web.
À ce propos, vous devez avoir planifié les ressources suffisantes pour l’assurance-qualité. Le fournisseur Web a ses experts dédiés à cette tâche, mais l’assurance qualité devrait toujours être réalisée en tandem. Cela ne représente pas des dépenses pour votre organisation. Cela ne signifie pas que vous faites un travail que le fournisseur devrait faire. Car il y a toujours une période de rodage post mise en ligne. Plus vous consacrerez d’efforts à les détecter avec votre regard de client, plus ce rodage sera mineur et de courte durée.
Pour terminer, mesurer la performance de votre site est essentiel pour bien le faire évoluer. Apprenez-en plus sur les outils de statistiques, de mesure et d’analyse en 2002, grâce à notre billet ici.
